在办公室里，每天都有合同、发票、资料要存档，纸质文件一多就容易乱。这时候，一款趁手的扫描工具能省不少事。不用非得靠大型扫描仪，现在手机、软件搭配用，效率反而更高。
手机APP：随手扫，最方便
开会时客户递来一份手写报价单，想立刻留底，怎么办？打开手机里的扫描软件就行。像“白描”、“快影扫描王”这类APP，对着文件拍一张，自动裁边、提亮、去阴影，几秒生成清晰PDF。还能文字识别，直接复制内容，特别适合出差或临时处理。
关键是不占地方，人人都有手机。行政小李就习惯用它收员工报销单，大家把票据拍照上传群，她统一导出归档，再也不怕原件丢了。
桌面扫描仪：批量处理更靠谱
财务每月要整理上百张发票，靠手机一张张扫太慢。这时候就得上硬件——小型高速扫描仪。紫图（Fujitsu）ScanSnap iX1500 不少公司都在用，双面自动进纸，一次放30张，点一下就连续扫完，支持OCR识别，还能直接同步到钉钉或企业微信。
还有惠普M477fdw这种一体机，打印复印扫描全包，放在公共区域，谁要用都能自助操作。虽然贵点，但用三年算下来，比外包扫描便宜多了。
电脑软件搭配使用更顺手
有些老同事不太会用新APP，更习惯在电脑前干活。可以装个ABBYY FineReader，拖进去一张模糊的扫描图，它能自动优化图像质量，还能把PDF转成Word或Excel，改起来方便。
如果公司用的是Windows系统，其实自带“照片”应用也能简单扫描。连接扫描仪后，点“从扫描仪导入”，基础需求完全够用，还不用额外花钱。
选哪个好？看你的实际场景
新人事要收一堆身份证复印件，手机扫描最快；会计月底对账，得用物理扫描仪保准确；经常改合同的法务，配个带OCR的软件最省力。没有“最好”的工具，只有“最合适”的组合。
最近市场部老张换了新招：让供应商先把材料发电子版，重要文件再补签章扫描。这样一来，80%的流程都不用碰纸了，连扫描都少了大半。