公司采购了一批新电脑，货到了仓库，接下来第一步做什么？不是拆箱，也不是分发，而是先做入库单。别小看这张单子，它可是物资进入公司账目的第一道关口。
什么是入库单
简单说，入库单就是记录物品进入仓库的凭证。比如行政买了10台打印机，供应商送货上门，仓库管理员清点无误后，就要填写一张入库单，写明品名、数量、规格、到货时间、存放位置等信息。这张单子一开，财务才能入账，后续出库、盘点才有依据。
在很多中小公司，入库单还是手写的，一张A4纸分成几栏，字迹潦草还容易涂改。出了问题，翻几个月前的单子都对不上。其实现在用电子表格或进销存系统，效率高得多。
电子化入库更省心
比如用Excel做个模板，字段列清楚：单据编号、供应商名称、入库日期、物料编码、名称、单位、数量、单价、金额、经办人、备注。每次到货，复制一行填数据就行。再进一步，可以用轻量级系统自动生成编号，避免重复或遗漏。
有些公司用钉钉或者企业微信的审批流，采购申请通过后，自动触发入库审批，仓库人员现场拍照、填数，提交后同步给财务。整个过程留痕，谁都不能绕开流程拿东西。
常见问题怎么处理
实际操作中，经常遇到货不对板的情况。比如订的是黑色键盘，送来却是白色。这时候入库单上不能直接写“黑色”，得按实际收货内容填写，并在备注栏注明：“实际到货为白色，与订单不符，已联系供应商确认。”这样责任分明，后期扯皮少。
还有临时借用物资的情况，比如项目组借走两台显示器，有些人觉得“反正很快就还，不用记”。但一旦忘了，账上就平不了。正确做法是先正常入库，再走一个出库单，用途写“项目临时借用”，归还时再做一次入库。
代码示例：简单的入库数据结构
{
"billNo": "RK20231001001",
"supplier": "XX科技有限公司",
"inDate": "2023-10-01",
"items": [
{
"itemCode": "IT001",
"itemName": "无线鼠标",
"unit": "个",
"quantity": 20,
"price": 85.00,
"total": 1700.00,
"warehouse": "A区3号架"
}
],
"handler": "张伟",
"remarks": "验收合格，包装完好"
}这种结构化的数据，方便导入系统，也能生成报表。月底统计哪类耗材用得多，下个月预算就有依据了。
入库单看起来不起眼，但它连着采购、仓储、财务三条线。把这一步做扎实了，办公室的物资管理才不会乱套。别等到年底盘点才发现少了三台投影仪，那时候再查，谁都说是别人的责任。