很多人在写文档时只关心格式漂不漂亮，字体对不对齐，却忽略了藏在排版细节里的隐私问题。比如你用协作工具写年终总结，随手插入一张带地理位置的照片，或者在修订模式下保留了敏感批注，这些都可能在不经意间泄露个人信息。
排版时容易被忽视的隐私漏洞
常见的文字处理软件都有“文档检查”功能，但多数人从没点开过。你导出PDF前有没有清理过隐藏数据？比如作者名、公司路径、之前的修改记录。这些信息不会直接显示在页面上，但别人用工具一查就能看到。曾有个朋友把简历发到公共论坛，结果被人顺着文件属性查到了他公司的内网命名规则，差点引发安全事件。
还有表格处理时的问题。你在排成绩表或名单时，可能用删除线划掉某些行，以为这样就看不到了。但实际上，只要打开编辑模式，内容全在。更稳妥的做法是彻底清除单元格数据，而不是视觉上“隐藏”。
如何在模板中预设隐私保护
如果你经常用固定模板发通知或报告，可以在模板里提前关闭一些功能。比如Word里的自动保存作者信息，Excel里的最近修改者记录。这些设置藏得深，但一旦关掉，能省去后续很多麻烦。
<!-- 示例：在XML格式的文档配置中禁用用户信息保存 -->
<w:alwaysMergeFromScratch>true</w:alwaysMergeFromScratch>
<w:doNotSaveUserData>true</w:doNotSaveUserData>导出为PDF时也别偷懒用“打印成PDF”这种快捷方式。要用“另存为PDF”并进入高级选项，勾选“排除用户名和文件路径”。这个小动作能让别人看不到你是谁、从哪台电脑导出的。
举报与反馈功能不该是摆设
现在不少在线文档平台都加了“举报不当内容”的按钮，但很多人觉得这和自己没关系。其实如果你在共享文档里发现有人贴了他人身份证号、私人联系方式，哪怕只是截图，也应该点一下举报。平台响应速度有快有慢，但至少留下记录，比视而不见强。
有些团队内部文档开启了评论权限，结果成了匿名吐槽角。如果系统支持，可以设置关键词触发提醒，比如“身份证”“住址”这类词一旦出现，自动通知管理员。这不是监控，而是防止无心之失酿成大问题。
排版不只是让文档好看，更是让它安全、合规地流转。你在调整页边距的时候，不妨也花十秒钟想想：这份文件要是被陌生人拿到，会不会暴露什么不该说的？