为什么需要一个清晰的指南文档模板
很多人写文档时想到哪写到哪，结果读者看得一头雾水。比如你给同事写一份报销流程说明，东一句西一句，别人找不到重点，最后还得打电话问你。一个结构清晰的指南文档模板能省去大量沟通成本。
好的模板不是堆砌格式，而是让信息有逻辑地呈现。就像做菜要有步骤，不能把盐和菜一起倒进锅里。
基本结构建议
一个通用的指南文档可以包含这几个部分：标题、目的说明、适用对象、操作步骤、常见问题、附录（可选）。不需要每次都写全，但主干要清楚。
比如你要写“如何连接公司打印机”，开头直接点明场景：“本文适用于首次在办公区使用网络打印机的员工。”这样读者一眼就知道是不是自己需要的内容。
用层级组织内容
标题层级别乱用。H1 一般留给文档大标题，正文里用 H2 分大块，H3 拆解细节。比如：
<h2>连接无线网络</h2>
<h3>查找SSID</h3>
<p>在手机设置中点击“Wi-Fi”，找到以OFFICE开头的网络名称。</p>这样的结构，别人扫一眼目录就能定位到关键步骤。
步骤类内容怎么写
操作类指南最怕含糊其辞。“打开设置”不如“点击屏幕左下角‘开始’按钮，选择‘设置’图标”。越具体越好。
每一步尽量只做一件事。不要说“登录系统并进入个人中心”，拆成两步更清晰：
<ol>
<li>在登录页输入工号和密码，点击“登录”。</li>
<li>成功后页面自动跳转，点击右上角头像，选择“个人中心”。</li>
</ol>适当加入视觉提示
纯文字容易看累。重要提醒可以用特殊样式标出，比如：
<div class="warning">
<strong>注意：</strong>不要勾选“记住密码”，公共电脑存在安全风险。
</div>虽然只是简单加个class，但在实际排版中可以通过颜色或图标突出显示。
保持语言一致
别一会儿用“您”，一会儿用“你”。推荐统一用“你”，更轻松自然。动词也尽量统一时态，比如都用现在时：“点击”而不是“请点击”或“点击了”。
还有个小技巧：写完读一遍，想象是念给新来的实习生听。如果哪里卡顿，大概率是句子太绕了。