为什么编码规范在打印扫描中也很重要
很多人觉得编码规范是程序员的事，跟打印扫描八竿子打不着。其实不然。当你在办公室批量处理扫描文档，尤其是要把纸质合同、发票转成结构化电子存档时，背后往往有一套自动化流程在跑。这些流程依赖清晰、一致的命名规则和文件结构——这其实就是一种编码规范。
比如你每天要扫描30张报销单，如果每张都随便命名为“扫描001.jpg”“临时文件.pdf”，时间一长自己都找不到。但如果按照“日期_员工编号_费用类型.pdf”的格式来命名，再配合脚本自动归类，效率立马不一样。
统一命名规则就是最基础的“编码规范”
就像写代码要有命名约定一样，扫描文档也得有章法。建议采用“项目_日期_序号.扩展名”的模式。例如：
市场活动_20240415_01.pdf
财务报销_20240416_02.jpg这种命名方式让文件排序自然有序，也方便后期用脚本批量处理。如果你用的是支持OCR的扫描仪，还能直接通过关键词检索内容，前提是文件名本身别乱来。
目录结构也要像代码目录一样清晰
别把所有扫描件全堆在一个文件夹里。参考软件项目的目录划分，可以按年月建子目录：
扫描存档/
├── 2024/
│ ├── 04/
│ │ ├── 合同/
│ │ ├── 发票/
│ │ └── 报销/
└── 2023/这种结构一目了然，迁移或备份时也不容易出错。就跟代码里的模块划分一样，各司其职，互不干扰。
元数据标注：给文档加点“注释”
写代码讲究注释清晰，扫描文档也可以有自己的“注释”。利用PDF属性或EXIF信息添加作者、用途、审批状态等字段。有些企业级扫描工具支持自定义元数据模板，相当于给每个文件加上标签。搜索时就能按“状态:待审批”快速筛选，比翻文件夹快多了。
这就像你在代码里写 @author 或 // TODO 注释，不是必须，但关键时刻能省大劲。
自动化脚本离不开规范输入
如果你打算用Python脚本自动重命名、分类或上传扫描件，那原始文件的命名和格式就必须规整。否则脚本一运行，报一堆路径错误，还不如手动来得快。
举个例子，下面这个简单的重命名逻辑只在文件名符合预期格式时才可靠：
import os
for filename in os.listdir('.'):
if filename.startswith('SCAN_'):
new_name = filename.replace('SCAN_', 'Draft_')
os.rename(filename, new_name)要是有人手贱传了个“嘿嘿嘿.pdf”，整个流程就卡住了。所以，规范不是束缚，是让自动化真正落地的前提。
团队协作时，规范就是共识
一个部门五六个人轮流扫描文件，如果没有统一标准，很快就会变成“文件名战争”。有人用中文，有人用拼音，有人带空格有人用下划线。最后谁也看不懂谁的文件。
这时候不如拉个短会，定几条简单规则：统一用英文下划线、禁止空格、必须带日期。写成一份两页纸的文档贴在打印机旁边，比反复问“那个发票放哪儿了”强多了。